Деятельность любой организации определяется совокупностью определенным образом взаимодействующих документов. Главное назначение документа – необходимость зафиксировать информацию, чем выполняется функция учета на предприятиях.

Одним из структурных подразделений, занимающихся учетом на предприятии, является бухгалтерия. Значимость данного структурного подразделения требует постоянного совершенствования организации и деятельности бухгалтерии, улучшения ее кадрового состава, внедрения прогрессивных информационных технологий обработки экономической информации.

В бухгалтерии документы проходят обработку, систематизируются в дела, хранятся, используются для работы и проверок, затем по истечению установленных сроков уничтожаются или передаются на постоянное хранение.

Правильное составление и оформление бухгалтерских документов в соответствии с действующими нормативами – одна из обязанностей работников бухгалтерии. Бухгалтерия должна иметь весь пакет законодательно-нормативных и методических документов, в которых отражены вопросы документирования бухгалтерского учета.

Классификация бухгалтерских документов позволяет правильно формировать номенклатуру дел и в последующем использовать бухгалтерские и документы в оперативных, контрольных и аналитических целях.

В курсовой работе рассмотрены значение и классификация бухгалтерских документов.

Цель бухгалтерского учета – это упорядочение сбора, регистрации и обобщения информации (в денежном выражении) об имуществе, обязательствах предприятия и их движении путем сплошного, непрерывного документального учета всех производимых хозяйственных операций.

Все документы в бухгалтерском учете должны соответствовать требованиям законодательства. Основные требования к бухгалтерским документам изложены в ФЗ №129 ФЗ «О бухгалтерском учете», в «Положении по ведению бухгалтерского учета и отчетности» и других документах.

За правильное составление и оформление документов в соответствии с действующими нормативами, а также за сохранность бухгалтерских документов в течение предусмотренных законодательными актами сроков, несут ответственность работники бухгалтерии во главе с главным бухгалтером.

Качество бухгалтерского учета зависит от правильного и своевременного составления документов, а также их надлежащего хранения.

Документ – это письменное доказательство действительного осуществления хозяйственной операции и права на ее совершение. Бухгалтерские документы являются разновидностью управленческих документов. В управленческой деятельности, особенно бухгалтерской, очень важна юридическая сила документов, так как они служат способом доказательства заключенной в них информации и представляют одну из форм выражения права.

Документы могут изначально обладать юридической функцией, а также наделяться юридической функцией в случае использования их в качестве доказательств в судах и других организациях.

Текст документа должен быть ясным и точным. Необходимо всегда помнить, что документы должны соответствовать действующему законодательству, поэтому в случае необходимости следует сверять документы с законами и подзаконными актами. Особенно важно учитывать это при подготовке решений, приказов и других распорядительных документов. В документах надо использовать только проверенные, достоверные факты.

Управление бухгалтерской документацией и документирование бухгалтерской деятельности осуществляются посредством делопроизводства.

Все хозяйственные операции должны оформляться оправдательными документами – первичными документами. Специфической особенностью бухгалтерского учета в единой системе учетного наблюдения является сплошное по охвату, непрерывное по времени, документальное по регистрации и обобщающее по измерению отражение учитываемых объектов и процессов.

Федеральный закон от 21 ноября 1996г. № 129-ФЗ « О бухгалтерском учете » предусматривает формы первичных документов, которые могут приниматься к учету работниками бухгалтерии. Документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах первичных документов, должны содержать следующие обязательные реквизиты:

* дата составления документа;

* содержание хозяйственной операции;

* измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

* наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции, и правильность ее оформления;

* личные подписи указанных лиц.

Положением по ведению бухгалтерского учета этот перечень дополнен еще двумя реквизитами – кодом формы и расшифровкой подписи ответственного лица. Необходимо контролировать наличие всех реквизитов, предусмотренных альбомом унифицированных форм первичной учетной документации, и правильность их заполнения.

Первичные и сводные учетные документы могут составляться на бумажных и машинных носителях информации. При исполнении документов на машинных носителях информации, организация обязана изготовлять за свой счет копии таких документов на бумажных носителях для других участников хозяйственных операций, а также по требованию органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством Российской Федерации, суда и прокуратуры (ст.9 Федеральный закон «О бухгалтерском учете» от 21.11.96г. № 129-ФЗ, в ред. от 28.03.2002г. № 32-ФЗ).

Удобство доступа к информации определяется особенностями её структурирования, правильного и качественного оформления бухгалтерских документов изначально.

Любой управленческий документ должен отвечать следующим требованиям:

* быть составленным по установленной форме, а в ряде случаев соответствовать стандартам;

* издаваться соответствующим компетентным органом или должностными лицами, которым такое право предоставляется законом или соответствующим директивным указанием;

* издаваться во исполнение норм права и не противоречить им.

Основными видами работ, обеспечивающими правильную организацию документов в делопроизводстве, являются составление номенклатуры дел и формирование дел.

В соответствии с требованиями «Государственной системы документационного обеспечения управления» обработка дел и отбор их на государственное хранение должны производиться регулярно по окончании делопроизводственного года.

Записи в учетных регистрах основываются на тщательно проверенных документах, поэтому и сами регистры приобретают доказательную силу при использовании их показателей для анализа хозяйственной деятельности предприятия, при контроле за состоянием средств и при выявлении результатов его работы.

Правильность отражения хозяйственных операций в регистрах бухгалтерского учета обеспечивают лица, составившие и подписавшие их.

При хранении регистров бухгалтерского учета должна обеспечиваться их защита от несанкционированных исправлений. Исправление ошибки в регистре бухгалтерского учета должно быть обосновано и подтверждено подписью лица, внесшего исправление, с указанием даты исправления.

Содержание регистров бухгалтерского учета и внутренней бухгалтерской отчетности является коммерческой тайной, а в случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации, – государственной тайной.

Лица, получившие доступ к информации, содержащейся в регистрах бухгалтерского учета и во внутренней бухгалтерской отчетности, обязаны хранить коммерческую и государственную тайну. За ее разглашение они несут ответственность, установленную законодательством Российской Федерации.

Документирование хозяйственной деятельности предприятия – основа бухгалтерского учета. Поэтому к оформлению и содержанию документов бухгалтерского учета предъявляются определенные требо­вания. Эти требования определены Федеральным Законом РФ «О бух­галтерском учете» № 402 – ФЗ от 6 декабря 2011 года и Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской от­четности в Российской Федерации, введенными в действие с 1 января 1999 г. (утв. приказом Минфина РФ от 29 июля 1998 г. № 34-н).

В делопроизводстве существует ряд единых требований и правил оформления документов, которые установлены государственными нормативными актами-стандартами.

Выполнение правил оформления документов обеспечивает их:

– оперативное и качественное составление и исполнение;

– организацию быстрого поиска;

– компьютерную обработку с целью сокращения затрат труда и времени.

В свою очередь, эти правила следует рассматривать как упорядоченную совокупность требований и норм, устанавливающих порядок документирования. Таким образом, рассмотрение вопросов документирования деятельности бухгалтерии представляется целесообразным начать именно с рассмотрения общих требований к подготовке документов и, в первую очередь, с требований к содержанию бухгалтерских документов. Уточним, что под содержанием в данном случае следует понимать всю включенную в бухгалтерский документ информацию. При этом основным содержательным компонентом документа выступает текст – выраженная средствами служебно-делового языка информация, как правило, характеризующая сущность управленческой ситуации или управленческого решения.

Помимо текста, бухгалтерские документы содержат также и служебную информацию. Такая информация обычно представлена в обозначении реквизитов документа. Состав реквизитов может изменяться в зависимости от функционального назначения документа.

Служебная информация, в частности, включает:

– сведения об авторе и получателе документа;

– сведения, обеспечивающие идентификацию документа;

– сведения, придающие документу надлежащую юридическую силу;

– сведения вспомогательного характера.

Рассмотрим особенности подготовки первичных учетных документов. Напомним, что на основании первичных учетных документов подтверждаются факты совершения предприятием хозяйственных операций.

Одно из важнейших требований, предъявляемых к подготовке первичных учетных документов, состоит в необходимости обеспечения их соответствия установленной форме – в противном случае первичные документы не могут быть приняты к учету.

Форма первичных учетных документов, как правило, устанавливается решениями вышестоящих органов управления, а также альбомом унифицированных форм первичной учетной документации предприятия.

В качестве основных особенностей подготовки первичных учетных документов следует рассматривать:

– строго определенный период времени, отводимый на их подготовку;

– разграничение полномочий должностных лиц предприятия по вопросам подготовки первичных учетных документов;

– особый порядок внесения исправлений в первичные учетные документы.

Первичный учетный документ должен быть составлен в момент совершения хозяйственной операции, а если это не представляется воз­можным – непосредственно по окончании операции. При реализации товаров, продукции, работ и услуг с применением контрольно-кассовых машин допускается составление первичного учет­ного документа не реже одного раза в день по его окончании на основа­нии кассовых чеков.

Создание первичных учетных документов, порядок и сроки пере­дачи их для отражения в бухгалтерском учете производятся в соответ­ствии с утвержденным в организации графиком документооборота. Своевременное и качественное оформление первичных, учетных доку­ментов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгал­терском учете, а также достоверность содержащихся в них данных обеспечивают лица, составившие и подписавшие эти документы. Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных доку­ментов, утверждает руководитель организации по согласованию с глав­ным бухгалтером.

Бухгалтерские документы представляют собой разновидность управленческих документов.

Следует упомянуть об общих требованиях, установленных Государственной системой документационного обеспечения управления и иными нормативно-методическими документами по вопросам делопроизводства, предъявляемых к содержанию управленческих документов:

1. Соответствие действующему законодательству, нормативно-правовым актам, организационно-распорядительным документам, регламентирующим вопросы (направления) деятельности, освещаемые в содержании.

2. Обоснованность (соответствие фактам) констатирующей части документа (при наличии таковой в документе).

3. Конкретность и реальность распорядительной части документа (при наличии таковой в документе).

4. Оригинальность содержания: документ не должен дублировать требования, содержащиеся в ранее изданных документах, но при необходимости иметь конкретные ссылки на них.

5. Соответствие грамматике и орфографии письменного языка.

Текст документа должен излагаться на русском языке либо на национальном языке субъекта Российской Федерации, используемом в качестве государственного наряду с русским. Документы, направляемые в другие государства (международные организации и учреждения), могут излагаться как на русском языке, так и на официальных языках соответствующих государств, либо на английском языке.

Общий порядок подготовки бухгалтерской отчетности предприятия регламентируется в соответствии с приказом Минфина РФ «О формах бухгалтерской отчетности организаций» от 2 июля 2010 г. № 66н. Этим приказом утверждены формы бухгалтерской отчетности, а также указания о порядке ее подготовки (составления и представления).

Центральное место в составе отчетности занимает бухгалтерский баланс. Кроме того, в состав бухгалтерской отчетности входят:

– отчет о прибылях и убытках;

– отчет об изменениях капитала;

– отчет о движении денежных средств;

– приложение к бухгалтерскому балансу;

– отчет о целевом использовании полученных средств;

– аудиторское заключение, подтверждающего достоверность бухгалтерской отчетности предприятия.

Уточним, что состав бухгалтерской отчетности варьируется в зависимости от формы собственности и характера деятельности предприятия.

Основными требованиями к документам бухгалтерской отчетности являются:

– соответствие установленным формам.

Основу содержания документов бухгалтерской отчетности составляют показатели, необходимые для формирования достоверного и полного представления о финансовом положении предприятия, финансовых результатах его деятельности и изменениях в его финансовом положении, имевших место в отчетном периоде. Наиболее значимые показатели отражаются в бухгалтерском балансе, менее значимые – в других отчетных документах, а также в приложениях к балансу.

При подготовке содержания документов бухгалтерской отчетности должны быть исполнены требования соответствующих нормативно-правовых актов и локальных актов предприятия по раскрытию следующей информации:

– об изменениях учетной политики, оказавших или способных оказать существенное влияние на финансовое положение предприятия;

– о движении денежных средств;

– о финансовых результатах деятельности;

– об операциях в иностранной валюте;

– о материально-производственных запасах;

– об основных средствах;

– о доходах и расходах;

– о последствиях событий после отчетной даты;

– о последствиях условных фактов хозяйственной деятельности предприятия.

В документы бухгалтерской отчетности может быть включена и дополнительная информация.

В ней обычно раскрываются:

– динамика важнейших экономических и финансовых показателей деятельности предприятия за ряд лет;

– планируемое развитие предприятия;

– предполагаемые капитальные и долгосрочные финансовые вложения;

– политика предприятия в отношении заемных средств, управления рисками;

– деятельность предприятия в области научно-исследовательских и опытно-конструкторских работ;

Наглядность раскрытия в бухгалтерской отчетности той или иной информации может быть достигнута путем включения представления показателей в таблицах непосредственно в формах бухгалтерской отчетности, а также при помощи комментариев в пояснительной записке. Отдельные показатели, подлежащие включению в приложение к бухгалтерскому балансу, могут представляться в виде самостоятельных форм бухгалтерской отчетности или включаться в пояснительную записку.

Итак, общими требованиями к оформлению документов бухгалтерской отчетности являются:

1. В отчетных документах предприятия не должно быть никаких подчисток и помарок.

2. Представление цифровых данных в составе показателей бухгалтерской отчетности производится без десятичных знаков в тысячах или миллионах рублей.

3. На формах бухгалтерской отчетности, представляемых в соответствующие адреса, обязательно наличие следующих данных :

– наименование составляющей части бухгалтерской отчетности;

– указание отчетной даты, по состоянию на которую составлена бухгалтерская отчетность, или отчетного периода, за который составлена бухгалтерская отчетность;

– полное наименование юридического лица (в соответствии с учредительными документами, зарегистрированными в установленном порядке);

– идентификационный номер налогоплательщика (ИНН) (указывается присвоенный налоговым органом в установленном порядке идентификационный номер налогоплательщика);

– вид деятельности (указывается вид деятельности, который признается основным в соответствии с требованиями нормативных документов, утверждаемых Государственным комитетом Российской Федерации по статистике);

– организационно-правовая форма/форма собственности (указывается организационно-правовая форма организации согласно Классификатору организационно-правовых форм хозяйствующих субъектов (ОКОПФ) и код собственности по Классификатору форм собственности (ОКФС);

– единица измерения (указывается формат представления числовых показателей: тыс. руб. – код по ОКЕИ 384; млн руб. – код по ОКЕИ 385);

– местонахождение (адрес) (указывается на форме Бухгалтерского баланса);

– дата утверждения (указывается установленная дата для годовой бухгалтерской отчетности);

– дата отправки/принятия (указывается конкретная дата почтового, электронного и иного отправления бухгалтерской отчетности или дата ее фактической передачи по принадлежности).

4. Представляемая годовая бухгалтерская отчетность должна быть утверждена в порядке, установленном учредительными документами предприятия.

5. Бухгалтерская отчетность подписывается руководителем предприятия и главным бухгалтером.

Документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами.

Без подписи главного бухгалтера или уполномоченного им на то лица денежные и расчетные документы, финансовые и кредитные обя­зательства считаются недействительными и не должны приниматься к исполнению (за исключением документов, подписываемых руководи­телем федерального органа исполнительной власти, особенности офор­мления которых определяются отдельными указаниями Министерства финансов Российской Федерации). Под финансовыми и кредитными обязательствами понимаются документы, оформляющие финансовые вложения организации, договоры займа, кредитные договоры и дого­воры, заключенные по товарному и коммерческому кредиту.

В случае разногласий между руководителем организации и главным бухгалтером по осуществлению отдельных хозяйственных опера­ций первичные учетные документы по ним могут быть приняты к ис­полнению с письменного распоряжения руководителя организации, который несет всю полноту ответственности за последствия осуществ­ления таких операций и включения данных о них в бухгалтерский учет и бухгалтерскую отчетность.

Не нашли то, что искали? Воспользуйтесь поиском:

Лучшие изречения: Для студентов недели бывают четные, нечетные и зачетные. 9422 – | 7435 – или читать все.

Организация бухучета предполагает оформление различных учетных документов на каждой стадии учетного процесса. К учет­ным документам относятся первичные и сводные бухгалтерские до­кументы, учетные регистры.

В соответствии с п. 1 ст. 9 Закона о бухучете все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправ­дательными документами. Они служат первичными учетными до­кументами, на основании которых ведется бухучет. В соответствии с общими принципами бухучета каждая хозяйственная операция должна быть документально оформлена непосредственно в момент ее совершения, а если это невозможно осуществить, то непосредст­венно после ее окончания.

Документ — письменное свидетельство, доказательство какого- либо действия. Первичный документ — бухгалтерский документ, составленный в момент совершения хозяйственной операции, под­тверждающий факт ее совершения, раскрывающий ее содержание и юридически закрепляющий факт ее совершения. Бухгалтерский до­кумент должен содержать достоверные данные.

Первичные учетные документы составляются по унифициро­ванным формам, которые содержатся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации. К бухучету принимаются только первичные учетные документы, составленные по форме. Ес­ли унифицированная форма первичного документа отсутствует, в организации должна быть разработана форма первичного учетного документа. Разработанные формы первичных учетных документов прилагаются к учетной политике для целей бухучета и подлежат ут­верждению.

Первичные документы для придания им юридической силы должны содержать следующие обязательные реквизиты:

• дату составления документа;

• наименование организации, от имени которой составлен документ;

• содержание хозяйственной операции;

• измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

• наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции, и правильность ее оформления;

• личные подписи ответственных лиц.

В зависимости от характера операции, требования нормативных актов и технологии обработки учетной информации в первичные документы, могут быть включены дополнительные реквизиты (но­мер документа, название и адрес организации, основание для со­вершения хозяйственной операции, зафиксированной документом, ДВД$*С ^одолнитадц?ные реквизиты). Применение устаревших и про­извольных форм документов не допускается.

Первичные документы, не соответствующие требованиям оформ­ления, не имеют юридической силы, а хозяйственные операции, оформленные соответствующими документами, признаются неоп­равданными. При отсутствии первичного документа операция явля­ется неоправданной, неподтвержденной, незаконной, экономически необоснованной.

При судебно-бухгалтерской экспертизе выявлены наруше­ния порядка документального оформления списания имущества организации.

В законодательстве в области бухучета отмечено, что основ­ная задача учета материально-производственных запасов — кон­троль над сохранностью запасов в местах их хранения (эксплуа­тации) и на всех этапах их движения (п. 6 Методических указа­ний по бухучету материально-производственных запасов). Ос­новное требование, предъявляемое к бухучету материально­производственных запасов, — сплошное, непрерывное и полное отражение движения (прихода, расхода, перемещения) и нали­чия запасав (п. 7).

ОргаИЙздция может осуществлять отпуск материалов своим подразделениям без указания назначения. В этой ситуации ма­териалы считаются в подотчете у получившего их подразделе­ния. Йри этом на фактически израсходванные материалы под­разделением-получателем необходимо оформлять акты расхода (п. 98 Методических указаний по бухгалтерскому учету матери­ально-производственных запасов).

Форма акта может утверждаться на уровне организации. Од­нако в акте расхода в обязательном порядке следует указать на­звание, количество, учетную цену и сумму по каждому наимено­ванию. Списание материалов и отнесение их стоимости на затра­ты производства (в зависимости от того, на какие цели израсхо­дованы материалы) производится на основании акта расхода.

На основании Методических указаний по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов списание мате­риалов со счетов учета запасов должно осуществляться по актам на списание материалов. Причины списания должны быть чет­ко оговорены: пришедшие в негодность по истечении сроков хранения; морально устаревшие; при выявлении недостач, хи­щений или Порчи, в том числе вследствие аварий, пожаров, стихийных бедствий (п. 124). В акте на списание материалов указываются: название списываемых материалов И ИХ отличи­тельные признаки; количество; фактическая себестоимость; ус­тановленный срок хранения; дата (месяц, год) поступления Ма­териалов; причина списания (п. 126). Акт уТвфжгйютсй руково^ дителем организации. 1 > ‘

В процессе производства судебной экспертизы было установле­но, что:

• в организации имеются в наличии акты на списание лишь от­дельных видов имущества, пришедших в ветхость и негодность, которые не соответствуют требованиям оформления документов;

• списание осуществляла комиссия в составе директора, главного бухгалтера, механика (при этом состав комиссии приказом ди­ректора не утвержден). Отсутствовали подпись механика, а так­же другие необходимые реквизиты (срок хранения, дата поступ­ления, причина списания);

• вновь приобретенные объекты (новые) списывались как ветхие и негодные;

• аналитический учет инвентаря в организации не велся.

В данном случае списание основных средств в организации не отвечает законодательству.

Организация вправе списывать на общепроизводственные расходы основные средства стоимостью до 10 тыс. руб. на осно­вании п. 18 Положения по бухучету «Учет основных средств» (ПБУ 6/01). Однако при этом списание основных средств долж­но оформляться актами о списании по форме № ОС-4 (п. 78 Методических указаний по бухучету основных средств). В акте о списании должна указываться причина списания объекта. Такие акты в организации отсутствовали, хотя акт о списании являет­ся документальным подтверждением’ суммы расходов, связан­ных с выбытием основных средств.

Должен быть организован строгий контроль над дальней­шим движением имущества организации. Наличие такого кон­троля подтверждают первичные и- аналитические учетные доку­менты, которые должны оформляться в организации (инвентар­ные карточки, аналитически карточки, книги, ведомости анали­тического учета). Такие документы в организации отсутствовали (за исключением некоторых инвентарных карточек на объекты основных средств). Эго позволило сделать вывод о том, что в организации отсутствовал контроль, над движением имущества (п. 18 Положения’ по бухучету «Учет основных средств» (ПБУ 6/01), П. 3 Положения по бухучету «Учет материально- производственных запасов» (ПБУ 5/01), утвержденное приказом Минфина России от 9 июня 2001 г. № 44н).

Таким образом, документальное оформление списания имущества не отвечало требованиям законодательства. Оформ­ление актов является обязательным условием списания стоимо­сти основных средств и ИХП на затраты. В противном случае на основании л. I ст; 9 Закона о бухучете операции признаются неоправданными Кроме того, организация допустила налоговое

правонарушение, необоснованно завысив сумму расходов и за­низив налогооблагаемую прибыль, тем самым недоплатив налог на прибыль в бюджет.

В соответствии с Положением о документах и документооборо­те в бухучете при составлении документов должны соблюдаться следующие правила:

• документы могут составляться на бумажных и машинных носи­телях информации;

• записи в первичных документах должны производиться черни­лами, пастой шариковых ручек, при помощи пишущих маши­нок, принтеров и другими средствами, обеспечивающими со­хранность этих записей в течение времени, установленного для их хранения в архиве. Запрещается использовать для записей простой карандаш;

• свободные строки в первичных документах подлежат обязатель­ному прочерку;

• первичные документы, прошедшие обработку, должны иметь отметку» исключающую возможность их повторного использо­вания: пршручной обработке — дату записи в учетный регистр;

• в денежных Документах не допускаются исправления, подчист­ки, помарки. Такой документ считается недействительным и не подлежит исполнению;

• все документы, приложенные к приходным и расходным кассо­вым ордерам, а также документы, послужившие основанием для начисления заработной платы, подлежат обязательному гаше­нию штампом или надписью от руки «Получено» или «Оплаче­но» с указанием даты (числа, месяца, года);

В соответствии с Порядком ведения кассовых операций в РФ, утвержденным решением совета директоров Банка России от 22 сентября 1993 г. № 40 (см. письмо Банка России от 4 октября 1993 г. № 18), приходные кассовые ордера и квитанции к ним, рас­ходные кассовые ордера И заменяющие их документы должны за­полняться четко и ясно чернилами, шариковой ручкой или выпи­саны на машине (пишущей или вычислительной). Подчистки, по­марки и исправлении в этих документах не допускаются.

При хранении регистров бухучета должна обеспечиваться их защита от несанкционированных исправлений. Для исправления ошибочных записей в бухучете применяется несколько способов.

Корректурный ёпдсоб заключается в зачеркивании неправильно­го текста или суммы и надписании над зачеркнутым правильного текста или суммы. Зачеркивание производится ОднбЙ Чертой так, чтобы можно‘было прочитать зачеркнутое; При’ этбм ЙЫо зачерки­вать всю сумму, даже если ошибка допущена только в о^щой ‘цифре. Исправление ошибки должно быть оговорено и ПоЙтвёржДеИо; в 72 документе — подписями соответствующих лиц, в учетных регистрах и табуляграммах — подписью лица, производившего исправление. Оговорка дается на полях книги, карточки, журнала-ордера против строки исправленной записи. В документах, оформляющих денеж­ные операции, кассовых ордерах, чеках, банковских платежных требованиях и поручениях, исправления даже и оговоренные, не допускаются. Эти документы при наличии в них ошибок подлежат замене новыми. Порядок исправления в банковских документах ус­танавливается правилами банка.

Корректурным способом пользуются для исправления ошибок, допущенных в результате описок, неправильного подсчета итогов, а также записи операции не в тот учетный регистр, который указан в бухгалтерской проводке. Этот способ применим, если ошибки обна­ружены в регистрах журнально-ордерной формы счетоводства до проставления в нго? итогов, а также в учетных регистрах мемориаль­но-ордерной формы учета до представления бухгалтерского баланса и если их исправление не требует изменения мемориального ордера.

После перенесения итогов регистра в главную книгу никакие исправления не допускаются. В этом случае на сумму допущенной ошибки бухгалтерия оформляют справку, данные которой заносят в главную книгу отдельной строкой. Эти справки хранятся обособ­ленно при соответствующих учетных регистрах.

Дополнительная проводка применяется, когда в регистрах запи­сана сумма меньше действительной. Она используется, если:

• корреспонденция счетов указана правильно, но в меньшей сум­ме, чем следовало;

• фактическая себестоимость продукции (изделия) выше норма­тивной (плановой).

Способ красного сторно (отрицательная запись) применяется для исправления ошибочной корреспонденции счетов или большей, чем, следовало, суммЫ. Исправительная проводка или сумма запи­сывается в учетные регистры красными чернилами. При подсчетах суммы, записанные красными чернилами, не прибавляются, а вы­читаются из итогов. Следовательно, красная сторнировочная запись полностью аннулирует запись. Одновременно обычными чернилами составляется проводка, правильно отображающая произведенную операция^ При помощи способа красного сторно исправляются ошибки до и после подсчета итогов, в том числе ошибки, допущен­ные в предыдущих отчетных периодах.

В кассовой книге допускаются исправления, которые должны быть обязательно оговорены и заверены подписями кассира и глав­ного бухгалтера. В кассовой книге не допускаются подчистки.

Дополнительные требования к порядку создания первичных доку­ментов, фиксирующих факты совершения кассовых операций, опера-

ций с товарно-материальными ценностями, кредитных и расчетных обязательств» определяются дополнительными нормативными актами.

Для организации первичного учета в организации следует опре­делить круг лиц, имеющих право на составление первичных доку- , ментов. Для определения круга этих лиц используют должностные инструкции и технологию обработки документации в бухгалтерии организации.

Руководитель по согласованию с главным бухгалтером утверж­дает перечень лиц, имеющих право подписи первичных документов (п. 3 ст. 9 Закона о бухучете). Первичные документы по учету де­нежных средств подписываются руководителем и главным бухгалте­ром или лицами, которым предоставлены такие полномочия на ос­новании приказа руководителя организации.

Первичные документы должны подписываться только уполно­моченными на то лицами» причем эти же лица отвечают за состав­ление бухгалтерского документа.

Лица, составившие и подписавшие документы, обеспечивают своевременное и надлежащее оформление первичных учетных до­кументов, передачу их в установленные сроки для отражении в бу­хучете, а такжгЗфстоверность содержащихся в них данных.

Для систематизации однородных хозяйственных операций ис­пользуют сводные документы, в которые заносят показатели сгруп­пированных хозяйственных операций (например, товарные отчеты, отчеты кассира, свод начислений заработной платы).

Первичные и сводные документы, поступающие в бухгалтерию, подлежат обязательной проверке. Она осуществляется по форме (полнота и правильность оформления документов, заполнения рек­визитов) и содержанию (законность документированных операций, логическая увязка отдельных показателей).

Движение первичных документов в бухучете регламентируется графиком документооборота. Документооборот включает создание или получение документа от других организаций, принятие его к учету, обработку и передачу документа в архив. График документо­оборота прилагается к учетной политике организации.

Работу по составлению трафика документооборота организует Тлавный бухгалтер. График документооборота утверждается прика­зом руководителя организации.

График документооборота устанавливает в организации рацио­нальный документооборот, т.е. предусматривает оптимальное число подразделений и исполнителей для прохождения Каждым первич­ным документом, определяет минимальный срок его нахождения в подразделении. К тому же график документооборота способствует улучшению всей учетной работы в организации, усилению кон­трольных функций бухучета, повышению уровня автоматизации учетных работ.»

График документооборота оформляется в виде схемы или переч­ня работ по созданию, проверке и обработке документов, выполняе­мых каждым подразделением организации, а также всеми исполни­телями с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ.

Работники организации (начальники цехов, мастера, табельщи­ки, работники планово-экономического, финансового отделов, от­делов труда и заработной платы, маркетинга, кладовщики, подот­четные лица, работники бухгалтерии и др.) создают и представляют документы, относящиеся к сфере их деятельности, по графику до­кументооборота. Для этого каждому исполнителю вручается выпис­ка из графика. В выписке перечисляются документы, относящиеся к сфере деятельности исполнителя, сроки их представления и под­разделения организации, в которые представляются эти документы.

При разработке графика документооборота используются норма­тивные документы, регулирующие порядок организации учета по раз­делам учета. Так, при определении сроков сдачи отчетов кассира в бухгалтерию используется п. 24 Порядка ведения кассовых операций. Ежедневно в конце рабочего дня кассир подсчитывает итоги операций за день, выводит остаток денег в кассе на следующее число и передает в бухгалтерию в качестве отчета кассира второй отрывной лист (копию записей в кассовой книге за день) с приходными и расходными кассо­выми документами под расписку в кассовой книге.

Ответственность за соблюдение графика документооборота, а также своевременное и доброкачественное создание документов, своевременную передачу их для отражения в бухучете и отчетности, достоверность содержащихся в документах данных несут лица, соз­давшие и подписавшие эти документы. Контроль над соблюдением исполнителями графика документооборота осуществляет главный бухгалтер организации.

Содержащаяся в принятых к учету первичных документах ин­формация, необходимая для отражения в бухучете, накапливается и систематизируется в учетных регистрах. Учетные регистры — это отдельные листы, ведомости, журналы, книги, машинограммы, а также диски, Дискеты и другие машинные носители, в которых осуществляется группировка однородных фактов для отражения на бухгалтерских счетах. Учетные регистры различают по характеру бухгалтерских записей, объему содержания, внешнему виду и спо­собу записи. Учетные регистры делятся на регистры синтетического и аналитического учета.

К ведению учетных регистре» предъявляются следующие требования:

• запись в них осуществляется ручным или автоматизированным способом в зависимости от формы ведения бухучета;

• задней производятся аккуратно, кратко, четко, разборчиво. Ис­правление ошибки в регистре бухучета Должно быть обосновано

и подтверждено подписью лица, внесшего исправление, с ука­занием даты исправления;

• хозяйственные операции должны группироваться в регистрах бухучета по соответствующим счетам бухучета;

• регистры подразделяются на хронологические и систематиче­ские. В первых записи о хозяйственных операциях делаются в хронологическом порядке по мере их совершения, во вторых — труппируются По определенным признакам;

• при хранении регистров бухучета должна обеспечиваться их за­щита от несанкционированных исправлений, правильность отражения хозяйственных операций в регистрах

бухучета обеспечивают лица, составившие и подписавшие их.

Первичные документы, учетные регистры, бухгалтерские отчеты и балансы подлежат обязательной передаче в архив. При организа­ции архива следует1 руководствоваться Законом о бухучете и Поло­жением о документах и документообороте. Первичные документы, учетные регистры, бухгалтерские отчеты и балансы до передачи их в архив должны хранитьсй в бухгалтерии в специальных помещени­ях или закрывающихся шкафах под ответственностью лиц, уполно­моченных главным бухгалтером. Бланки строгой отчетности долж­ны храниться в сейфах» металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность.

Первичные документы текущего месяца, относящиеся к опреде­ленному учетному регистру, комплектуются в хронологическом по­рядке и сопровождаются справкой для архива. Отчеты кассира, аван­совые отчеты, выписки банка с относящимися к ним документами должны быть подрбраны в хронологическом порядке и переплетены.

Отдельные виды документов (наряды на работу, сменные ра­порты) могут храниться непереплетенными, но подшитыми в пап­ках во избежание их утери или злоупотреблений. Перечень и сроки хранения документов в организации утверждены Руководителем федеральной архивной службы России 6 октября 2000 г. В этом до­кументе определено, какие документы передаются в архив, а какие по истечении определенного срока уничтожаются в организаций.

Организации обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бухучета и отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет (п. 1 ст. 17 Закона о бухучете). При этом рабочий план счетов бухучета, другие документы учетной политики, процедуры кодирования, программы машинной обработки данных (с указанием сроков их использования) должны храниться ррганизаци- ей не менее пяти лет после года, в котором оНи йспбльзоваяись для составления бухгалтерской отчетности в Последний раз.

Сохранность первичных документов, учетных регистров, бухгал­терских отчетов и балансов, оформление и передачу их в архив обес­печивает главный бухгалтер организации. Выдача документов из ар­хива производится только по распоряжению главного бухгалтера.

В случае пропажи или гибели первичных документов руководи­тель назначает приказом комиссию по расследованию причин про­пажи, гибели. В необходимых случаях для участия в работе комис­сии приглашаются представители следственных органов, охраны и пожарного надзора. Результаты работы комиссии оформляются ак­том, который утверждается руководителем организации.