Деятельность любой организации определяется совокупностью определенным образом взаимодействующих документов. Главное назначение документа – необходимость зафиксировать информацию, чем выполняется функция учета на предприятиях.
Одним из структурных подразделений, занимающихся учетом на предприятии, является бухгалтерия. Значимость данного структурного подразделения требует постоянного совершенствования организации и деятельности бухгалтерии, улучшения ее кадрового состава, внедрения прогрессивных информационных технологий обработки экономической информации.
В бухгалтерии документы проходят обработку, систематизируются в дела, хранятся, используются для работы и проверок, затем по истечению установленных сроков уничтожаются или передаются на постоянное хранение.
Правильное составление и оформление бухгалтерских документов в соответствии с действующими нормативами – одна из обязанностей работников бухгалтерии. Бухгалтерия должна иметь весь пакет законодательно-нормативных и методических документов, в которых отражены вопросы документирования бухгалтерского учета.
Классификация бухгалтерских документов позволяет правильно формировать номенклатуру дел и в последующем использовать бухгалтерские и документы в оперативных, контрольных и аналитических целях.
В курсовой работе рассмотрены значение и классификация бухгалтерских документов.
Цель бухгалтерского учета – это упорядочение сбора, регистрации и обобщения информации (в денежном выражении) об имуществе, обязательствах предприятия и их движении путем сплошного, непрерывного документального учета всех производимых хозяйственных операций.
Все документы в бухгалтерском учете должны соответствовать требованиям законодательства. Основные требования к бухгалтерским документам изложены в ФЗ №129 ФЗ «О бухгалтерском учете», в «Положении по ведению бухгалтерского учета и отчетности» и других документах.
За правильное составление и оформление документов в соответствии с действующими нормативами, а также за сохранность бухгалтерских документов в течение предусмотренных законодательными актами сроков, несут ответственность работники бухгалтерии во главе с главным бухгалтером.
Качество бухгалтерского учета зависит от правильного и своевременного составления документов, а также их надлежащего хранения.
Документ – это письменное доказательство действительного осуществления хозяйственной операции и права на ее совершение. Бухгалтерские документы являются разновидностью управленческих документов. В управленческой деятельности, особенно бухгалтерской, очень важна юридическая сила документов, так как они служат способом доказательства заключенной в них информации и представляют одну из форм выражения права.
Документы могут изначально обладать юридической функцией, а также наделяться юридической функцией в случае использования их в качестве доказательств в судах и других организациях.
Текст документа должен быть ясным и точным. Необходимо всегда помнить, что документы должны соответствовать действующему законодательству, поэтому в случае необходимости следует сверять документы с законами и подзаконными актами. Особенно важно учитывать это при подготовке решений, приказов и других распорядительных документов. В документах надо использовать только проверенные, достоверные факты.
Управление бухгалтерской документацией и документирование бухгалтерской деятельности осуществляются посредством делопроизводства.
Все хозяйственные операции должны оформляться оправдательными документами – первичными документами. Специфической особенностью бухгалтерского учета в единой системе учетного наблюдения является сплошное по охвату, непрерывное по времени, документальное по регистрации и обобщающее по измерению отражение учитываемых объектов и процессов.
Федеральный закон от 21 ноября 1996г. № 129-ФЗ « О бухгалтерском учете » предусматривает формы первичных документов, которые могут приниматься к учету работниками бухгалтерии. Документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах первичных документов, должны содержать следующие обязательные реквизиты:
* дата составления документа;
* содержание хозяйственной операции;
* измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;
* наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции, и правильность ее оформления;
* личные подписи указанных лиц.
Положением по ведению бухгалтерского учета этот перечень дополнен еще двумя реквизитами – кодом формы и расшифровкой подписи ответственного лица. Необходимо контролировать наличие всех реквизитов, предусмотренных альбомом унифицированных форм первичной учетной документации, и правильность их заполнения.
Первичные и сводные учетные документы могут составляться на бумажных и машинных носителях информации. При исполнении документов на машинных носителях информации, организация обязана изготовлять за свой счет копии таких документов на бумажных носителях для других участников хозяйственных операций, а также по требованию органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством Российской Федерации, суда и прокуратуры (ст.9 Федеральный закон «О бухгалтерском учете» от 21.11.96г. № 129-ФЗ, в ред. от 28.03.2002г. № 32-ФЗ).
Удобство доступа к информации определяется особенностями её структурирования, правильного и качественного оформления бухгалтерских документов изначально.
Любой управленческий документ должен отвечать следующим требованиям:
* быть составленным по установленной форме, а в ряде случаев соответствовать стандартам;
* издаваться соответствующим компетентным органом или должностными лицами, которым такое право предоставляется законом или соответствующим директивным указанием;
* издаваться во исполнение норм права и не противоречить им.
Основными видами работ, обеспечивающими правильную организацию документов в делопроизводстве, являются составление номенклатуры дел и формирование дел.
В соответствии с требованиями «Государственной системы документационного обеспечения управления» обработка дел и отбор их на государственное хранение должны производиться регулярно по окончании делопроизводственного года.
Записи в учетных регистрах основываются на тщательно проверенных документах, поэтому и сами регистры приобретают доказательную силу при использовании их показателей для анализа хозяйственной деятельности предприятия, при контроле за состоянием средств и при выявлении результатов его работы.
Правильность отражения хозяйственных операций в регистрах бухгалтерского учета обеспечивают лица, составившие и подписавшие их.
При хранении регистров бухгалтерского учета должна обеспечиваться их защита от несанкционированных исправлений. Исправление ошибки в регистре бухгалтерского учета должно быть обосновано и подтверждено подписью лица, внесшего исправление, с указанием даты исправления.
Содержание регистров бухгалтерского учета и внутренней бухгалтерской отчетности является коммерческой тайной, а в случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации, – государственной тайной.
Лица, получившие доступ к информации, содержащейся в регистрах бухгалтерского учета и во внутренней бухгалтерской отчетности, обязаны хранить коммерческую и государственную тайну. За ее разглашение они несут ответственность, установленную законодательством Российской Федерации.
Документирование хозяйственной деятельности предприятия – основа бухгалтерского учета. Поэтому к оформлению и содержанию документов бухгалтерского учета предъявляются определенные требования. Эти требования определены Федеральным Законом РФ «О бухгалтерском учете» № 402 – ФЗ от 6 декабря 2011 года и Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, введенными в действие с 1 января 1999 г. (утв. приказом Минфина РФ от 29 июля 1998 г. № 34-н).
В делопроизводстве существует ряд единых требований и правил оформления документов, которые установлены государственными нормативными актами-стандартами.
Выполнение правил оформления документов обеспечивает их:
– оперативное и качественное составление и исполнение;
– организацию быстрого поиска;
– компьютерную обработку с целью сокращения затрат труда и времени.
В свою очередь, эти правила следует рассматривать как упорядоченную совокупность требований и норм, устанавливающих порядок документирования. Таким образом, рассмотрение вопросов документирования деятельности бухгалтерии представляется целесообразным начать именно с рассмотрения общих требований к подготовке документов и, в первую очередь, с требований к содержанию бухгалтерских документов. Уточним, что под содержанием в данном случае следует понимать всю включенную в бухгалтерский документ информацию. При этом основным содержательным компонентом документа выступает текст – выраженная средствами служебно-делового языка информация, как правило, характеризующая сущность управленческой ситуации или управленческого решения.
Помимо текста, бухгалтерские документы содержат также и служебную информацию. Такая информация обычно представлена в обозначении реквизитов документа. Состав реквизитов может изменяться в зависимости от функционального назначения документа.
Служебная информация, в частности, включает:
– сведения об авторе и получателе документа;
– сведения, обеспечивающие идентификацию документа;
– сведения, придающие документу надлежащую юридическую силу;
– сведения вспомогательного характера.
Рассмотрим особенности подготовки первичных учетных документов. Напомним, что на основании первичных учетных документов подтверждаются факты совершения предприятием хозяйственных операций.
Одно из важнейших требований, предъявляемых к подготовке первичных учетных документов, состоит в необходимости обеспечения их соответствия установленной форме – в противном случае первичные документы не могут быть приняты к учету.
Форма первичных учетных документов, как правило, устанавливается решениями вышестоящих органов управления, а также альбомом унифицированных форм первичной учетной документации предприятия.
В качестве основных особенностей подготовки первичных учетных документов следует рассматривать:
– строго определенный период времени, отводимый на их подготовку;
– разграничение полномочий должностных лиц предприятия по вопросам подготовки первичных учетных документов;
– особый порядок внесения исправлений в первичные учетные документы.
Первичный учетный документ должен быть составлен в момент совершения хозяйственной операции, а если это не представляется возможным – непосредственно по окончании операции. При реализации товаров, продукции, работ и услуг с применением контрольно-кассовых машин допускается составление первичного учетного документа не реже одного раза в день по его окончании на основании кассовых чеков.
Создание первичных учетных документов, порядок и сроки передачи их для отражения в бухгалтерском учете производятся в соответствии с утвержденным в организации графиком документооборота. Своевременное и качественное оформление первичных, учетных документов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, а также достоверность содержащихся в них данных обеспечивают лица, составившие и подписавшие эти документы. Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером.
Бухгалтерские документы представляют собой разновидность управленческих документов.
Следует упомянуть об общих требованиях, установленных Государственной системой документационного обеспечения управления и иными нормативно-методическими документами по вопросам делопроизводства, предъявляемых к содержанию управленческих документов:
1. Соответствие действующему законодательству, нормативно-правовым актам, организационно-распорядительным документам, регламентирующим вопросы (направления) деятельности, освещаемые в содержании.
2. Обоснованность (соответствие фактам) констатирующей части документа (при наличии таковой в документе).
3. Конкретность и реальность распорядительной части документа (при наличии таковой в документе).
4. Оригинальность содержания: документ не должен дублировать требования, содержащиеся в ранее изданных документах, но при необходимости иметь конкретные ссылки на них.
5. Соответствие грамматике и орфографии письменного языка.
Текст документа должен излагаться на русском языке либо на национальном языке субъекта Российской Федерации, используемом в качестве государственного наряду с русским. Документы, направляемые в другие государства (международные организации и учреждения), могут излагаться как на русском языке, так и на официальных языках соответствующих государств, либо на английском языке.
Общий порядок подготовки бухгалтерской отчетности предприятия регламентируется в соответствии с приказом Минфина РФ «О формах бухгалтерской отчетности организаций» от 2 июля 2010 г. № 66н. Этим приказом утверждены формы бухгалтерской отчетности, а также указания о порядке ее подготовки (составления и представления).
Центральное место в составе отчетности занимает бухгалтерский баланс. Кроме того, в состав бухгалтерской отчетности входят:
– отчет о прибылях и убытках;
– отчет об изменениях капитала;
– отчет о движении денежных средств;
– приложение к бухгалтерскому балансу;
– отчет о целевом использовании полученных средств;
– аудиторское заключение, подтверждающего достоверность бухгалтерской отчетности предприятия.
Уточним, что состав бухгалтерской отчетности варьируется в зависимости от формы собственности и характера деятельности предприятия.
Основными требованиями к документам бухгалтерской отчетности являются:
– соответствие установленным формам.
Основу содержания документов бухгалтерской отчетности составляют показатели, необходимые для формирования достоверного и полного представления о финансовом положении предприятия, финансовых результатах его деятельности и изменениях в его финансовом положении, имевших место в отчетном периоде. Наиболее значимые показатели отражаются в бухгалтерском балансе, менее значимые – в других отчетных документах, а также в приложениях к балансу.
При подготовке содержания документов бухгалтерской отчетности должны быть исполнены требования соответствующих нормативно-правовых актов и локальных актов предприятия по раскрытию следующей информации:
– об изменениях учетной политики, оказавших или способных оказать существенное влияние на финансовое положение предприятия;
– о движении денежных средств;
– о финансовых результатах деятельности;
– об операциях в иностранной валюте;
– о материально-производственных запасах;
– об основных средствах;
– о доходах и расходах;
– о последствиях событий после отчетной даты;
– о последствиях условных фактов хозяйственной деятельности предприятия.
В документы бухгалтерской отчетности может быть включена и дополнительная информация.
В ней обычно раскрываются:
– динамика важнейших экономических и финансовых показателей деятельности предприятия за ряд лет;
– планируемое развитие предприятия;
– предполагаемые капитальные и долгосрочные финансовые вложения;
– политика предприятия в отношении заемных средств, управления рисками;
– деятельность предприятия в области научно-исследовательских и опытно-конструкторских работ;
Наглядность раскрытия в бухгалтерской отчетности той или иной информации может быть достигнута путем включения представления показателей в таблицах непосредственно в формах бухгалтерской отчетности, а также при помощи комментариев в пояснительной записке. Отдельные показатели, подлежащие включению в приложение к бухгалтерскому балансу, могут представляться в виде самостоятельных форм бухгалтерской отчетности или включаться в пояснительную записку.
Итак, общими требованиями к оформлению документов бухгалтерской отчетности являются:
1. В отчетных документах предприятия не должно быть никаких подчисток и помарок.
2. Представление цифровых данных в составе показателей бухгалтерской отчетности производится без десятичных знаков в тысячах или миллионах рублей.
3. На формах бухгалтерской отчетности, представляемых в соответствующие адреса, обязательно наличие следующих данных :
– наименование составляющей части бухгалтерской отчетности;
– указание отчетной даты, по состоянию на которую составлена бухгалтерская отчетность, или отчетного периода, за который составлена бухгалтерская отчетность;
– полное наименование юридического лица (в соответствии с учредительными документами, зарегистрированными в установленном порядке);
– идентификационный номер налогоплательщика (ИНН) (указывается присвоенный налоговым органом в установленном порядке идентификационный номер налогоплательщика);
– вид деятельности (указывается вид деятельности, который признается основным в соответствии с требованиями нормативных документов, утверждаемых Государственным комитетом Российской Федерации по статистике);
– организационно-правовая форма/форма собственности (указывается организационно-правовая форма организации согласно Классификатору организационно-правовых форм хозяйствующих субъектов (ОКОПФ) и код собственности по Классификатору форм собственности (ОКФС);
– единица измерения (указывается формат представления числовых показателей: тыс. руб. – код по ОКЕИ 384; млн руб. – код по ОКЕИ 385);
– местонахождение (адрес) (указывается на форме Бухгалтерского баланса);
– дата утверждения (указывается установленная дата для годовой бухгалтерской отчетности);
– дата отправки/принятия (указывается конкретная дата почтового, электронного и иного отправления бухгалтерской отчетности или дата ее фактической передачи по принадлежности).
4. Представляемая годовая бухгалтерская отчетность должна быть утверждена в порядке, установленном учредительными документами предприятия.
5. Бухгалтерская отчетность подписывается руководителем предприятия и главным бухгалтером.
Документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами.
Без подписи главного бухгалтера или уполномоченного им на то лица денежные и расчетные документы, финансовые и кредитные обязательства считаются недействительными и не должны приниматься к исполнению (за исключением документов, подписываемых руководителем федерального органа исполнительной власти, особенности оформления которых определяются отдельными указаниями Министерства финансов Российской Федерации). Под финансовыми и кредитными обязательствами понимаются документы, оформляющие финансовые вложения организации, договоры займа, кредитные договоры и договоры, заключенные по товарному и коммерческому кредиту.
В случае разногласий между руководителем организации и главным бухгалтером по осуществлению отдельных хозяйственных операций первичные учетные документы по ним могут быть приняты к исполнению с письменного распоряжения руководителя организации, который несет всю полноту ответственности за последствия осуществления таких операций и включения данных о них в бухгалтерский учет и бухгалтерскую отчетность.
Не нашли то, что искали? Воспользуйтесь поиском:
Лучшие изречения: Для студентов недели бывают четные, нечетные и зачетные. 9422 – 
| 7435 – 
или читать все.
Организация бухучета предполагает оформление различных учетных документов на каждой стадии учетного процесса. К учетным документам относятся первичные и сводные бухгалтерские документы, учетные регистры.
В соответствии с п. 1 ст. 9 Закона о бухучете все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Они служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухучет. В соответствии с общими принципами бухучета каждая хозяйственная операция должна быть документально оформлена непосредственно в момент ее совершения, а если это невозможно осуществить, то непосредственно после ее окончания.
Документ — письменное свидетельство, доказательство какого- либо действия. Первичный документ — бухгалтерский документ, составленный в момент совершения хозяйственной операции, подтверждающий факт ее совершения, раскрывающий ее содержание и юридически закрепляющий факт ее совершения. Бухгалтерский документ должен содержать достоверные данные.
Первичные учетные документы составляются по унифицированным формам, которые содержатся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации. К бухучету принимаются только первичные учетные документы, составленные по форме. Если унифицированная форма первичного документа отсутствует, в организации должна быть разработана форма первичного учетного документа. Разработанные формы первичных учетных документов прилагаются к учетной политике для целей бухучета и подлежат утверждению.
Первичные документы для придания им юридической силы должны содержать следующие обязательные реквизиты:
• дату составления документа;
• наименование организации, от имени которой составлен документ;
• содержание хозяйственной операции;
• измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;
• наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции, и правильность ее оформления;
• личные подписи ответственных лиц.
В зависимости от характера операции, требования нормативных актов и технологии обработки учетной информации в первичные документы, могут быть включены дополнительные реквизиты (номер документа, название и адрес организации, основание для совершения хозяйственной операции, зафиксированной документом, ДВД$*С ^одолнитадц?ные реквизиты). Применение устаревших и произвольных форм документов не допускается.
Первичные документы, не соответствующие требованиям оформления, не имеют юридической силы, а хозяйственные операции, оформленные соответствующими документами, признаются неоправданными. При отсутствии первичного документа операция является неоправданной, неподтвержденной, незаконной, экономически необоснованной.
При судебно-бухгалтерской экспертизе выявлены нарушения порядка документального оформления списания имущества организации.
В законодательстве в области бухучета отмечено, что основная задача учета материально-производственных запасов — контроль над сохранностью запасов в местах их хранения (эксплуатации) и на всех этапах их движения (п. 6 Методических указаний по бухучету материально-производственных запасов). Основное требование, предъявляемое к бухучету материальнопроизводственных запасов, — сплошное, непрерывное и полное отражение движения (прихода, расхода, перемещения) и наличия запасав (п. 7).
ОргаИЙздция может осуществлять отпуск материалов своим подразделениям без указания назначения. В этой ситуации материалы считаются в подотчете у получившего их подразделения. Йри этом на фактически израсходванные материалы подразделением-получателем необходимо оформлять акты расхода (п. 98 Методических указаний по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов).
Форма акта может утверждаться на уровне организации. Однако в акте расхода в обязательном порядке следует указать название, количество, учетную цену и сумму по каждому наименованию. Списание материалов и отнесение их стоимости на затраты производства (в зависимости от того, на какие цели израсходованы материалы) производится на основании акта расхода.
На основании Методических указаний по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов списание материалов со счетов учета запасов должно осуществляться по актам на списание материалов. Причины списания должны быть четко оговорены: пришедшие в негодность по истечении сроков хранения; морально устаревшие; при выявлении недостач, хищений или Порчи, в том числе вследствие аварий, пожаров, стихийных бедствий (п. 124). В акте на списание материалов указываются: название списываемых материалов И ИХ отличительные признаки; количество; фактическая себестоимость; установленный срок хранения; дата (месяц, год) поступления Материалов; причина списания (п. 126). Акт уТвфжгйютсй руково^ дителем организации. 1 > ‘
В процессе производства судебной экспертизы было установлено, что:
• в организации имеются в наличии акты на списание лишь отдельных видов имущества, пришедших в ветхость и негодность, которые не соответствуют требованиям оформления документов;
• списание осуществляла комиссия в составе директора, главного бухгалтера, механика (при этом состав комиссии приказом директора не утвержден). Отсутствовали подпись механика, а также другие необходимые реквизиты (срок хранения, дата поступления, причина списания);
• вновь приобретенные объекты (новые) списывались как ветхие и негодные;
• аналитический учет инвентаря в организации не велся.
В данном случае списание основных средств в организации не отвечает законодательству.
Организация вправе списывать на общепроизводственные расходы основные средства стоимостью до 10 тыс. руб. на основании п. 18 Положения по бухучету «Учет основных средств» (ПБУ 6/01). Однако при этом списание основных средств должно оформляться актами о списании по форме № ОС-4 (п. 78 Методических указаний по бухучету основных средств). В акте о списании должна указываться причина списания объекта. Такие акты в организации отсутствовали, хотя акт о списании является документальным подтверждением’ суммы расходов, связанных с выбытием основных средств.
Должен быть организован строгий контроль над дальнейшим движением имущества организации. Наличие такого контроля подтверждают первичные и- аналитические учетные документы, которые должны оформляться в организации (инвентарные карточки, аналитически карточки, книги, ведомости аналитического учета). Такие документы в организации отсутствовали (за исключением некоторых инвентарных карточек на объекты основных средств). Эго позволило сделать вывод о том, что в организации отсутствовал контроль, над движением имущества (п. 18 Положения’ по бухучету «Учет основных средств» (ПБУ 6/01), П. 3 Положения по бухучету «Учет материально- производственных запасов» (ПБУ 5/01), утвержденное приказом Минфина России от 9 июня 2001 г. № 44н).
Таким образом, документальное оформление списания имущества не отвечало требованиям законодательства. Оформление актов является обязательным условием списания стоимости основных средств и ИХП на затраты. В противном случае на основании л. I ст; 9 Закона о бухучете операции признаются неоправданными Кроме того, организация допустила налоговое
правонарушение, необоснованно завысив сумму расходов и занизив налогооблагаемую прибыль, тем самым недоплатив налог на прибыль в бюджет.
В соответствии с Положением о документах и документообороте в бухучете при составлении документов должны соблюдаться следующие правила:
• документы могут составляться на бумажных и машинных носителях информации;
• записи в первичных документах должны производиться чернилами, пастой шариковых ручек, при помощи пишущих машинок, принтеров и другими средствами, обеспечивающими сохранность этих записей в течение времени, установленного для их хранения в архиве. Запрещается использовать для записей простой карандаш;
• свободные строки в первичных документах подлежат обязательному прочерку;
• первичные документы, прошедшие обработку, должны иметь отметку» исключающую возможность их повторного использования: пршручной обработке — дату записи в учетный регистр;
• в денежных Документах не допускаются исправления, подчистки, помарки. Такой документ считается недействительным и не подлежит исполнению;
• все документы, приложенные к приходным и расходным кассовым ордерам, а также документы, послужившие основанием для начисления заработной платы, подлежат обязательному гашению штампом или надписью от руки «Получено» или «Оплачено» с указанием даты (числа, месяца, года);
В соответствии с Порядком ведения кассовых операций в РФ, утвержденным решением совета директоров Банка России от 22 сентября 1993 г. № 40 (см. письмо Банка России от 4 октября 1993 г. № 18), приходные кассовые ордера и квитанции к ним, расходные кассовые ордера И заменяющие их документы должны заполняться четко и ясно чернилами, шариковой ручкой или выписаны на машине (пишущей или вычислительной). Подчистки, помарки и исправлении в этих документах не допускаются.
При хранении регистров бухучета должна обеспечиваться их защита от несанкционированных исправлений. Для исправления ошибочных записей в бухучете применяется несколько способов.
Корректурный ёпдсоб заключается в зачеркивании неправильного текста или суммы и надписании над зачеркнутым правильного текста или суммы. Зачеркивание производится ОднбЙ Чертой так, чтобы можно‘было прочитать зачеркнутое; При’ этбм ЙЫо зачеркивать всю сумму, даже если ошибка допущена только в о^щой ‘цифре. Исправление ошибки должно быть оговорено и ПоЙтвёржДеИо; в 72 документе — подписями соответствующих лиц, в учетных регистрах и табуляграммах — подписью лица, производившего исправление. Оговорка дается на полях книги, карточки, журнала-ордера против строки исправленной записи. В документах, оформляющих денежные операции, кассовых ордерах, чеках, банковских платежных требованиях и поручениях, исправления даже и оговоренные, не допускаются. Эти документы при наличии в них ошибок подлежат замене новыми. Порядок исправления в банковских документах устанавливается правилами банка.
Корректурным способом пользуются для исправления ошибок, допущенных в результате описок, неправильного подсчета итогов, а также записи операции не в тот учетный регистр, который указан в бухгалтерской проводке. Этот способ применим, если ошибки обнаружены в регистрах журнально-ордерной формы счетоводства до проставления в нго? итогов, а также в учетных регистрах мемориально-ордерной формы учета до представления бухгалтерского баланса и если их исправление не требует изменения мемориального ордера.
После перенесения итогов регистра в главную книгу никакие исправления не допускаются. В этом случае на сумму допущенной ошибки бухгалтерия оформляют справку, данные которой заносят в главную книгу отдельной строкой. Эти справки хранятся обособленно при соответствующих учетных регистрах.
Дополнительная проводка применяется, когда в регистрах записана сумма меньше действительной. Она используется, если:
• корреспонденция счетов указана правильно, но в меньшей сумме, чем следовало;
• фактическая себестоимость продукции (изделия) выше нормативной (плановой).
Способ красного сторно (отрицательная запись) применяется для исправления ошибочной корреспонденции счетов или большей, чем, следовало, суммЫ. Исправительная проводка или сумма записывается в учетные регистры красными чернилами. При подсчетах суммы, записанные красными чернилами, не прибавляются, а вычитаются из итогов. Следовательно, красная сторнировочная запись полностью аннулирует запись. Одновременно обычными чернилами составляется проводка, правильно отображающая произведенную операция^ При помощи способа красного сторно исправляются ошибки до и после подсчета итогов, в том числе ошибки, допущенные в предыдущих отчетных периодах.
В кассовой книге допускаются исправления, которые должны быть обязательно оговорены и заверены подписями кассира и главного бухгалтера. В кассовой книге не допускаются подчистки.
Дополнительные требования к порядку создания первичных документов, фиксирующих факты совершения кассовых операций, опера-
ций с товарно-материальными ценностями, кредитных и расчетных обязательств» определяются дополнительными нормативными актами.
Для организации первичного учета в организации следует определить круг лиц, имеющих право на составление первичных доку- , ментов. Для определения круга этих лиц используют должностные инструкции и технологию обработки документации в бухгалтерии организации.
Руководитель по согласованию с главным бухгалтером утверждает перечень лиц, имеющих право подписи первичных документов (п. 3 ст. 9 Закона о бухучете). Первичные документы по учету денежных средств подписываются руководителем и главным бухгалтером или лицами, которым предоставлены такие полномочия на основании приказа руководителя организации.
Первичные документы должны подписываться только уполномоченными на то лицами» причем эти же лица отвечают за составление бухгалтерского документа.
Лица, составившие и подписавшие документы, обеспечивают своевременное и надлежащее оформление первичных учетных документов, передачу их в установленные сроки для отражении в бухучете, а такжгЗфстоверность содержащихся в них данных.
Для систематизации однородных хозяйственных операций используют сводные документы, в которые заносят показатели сгруппированных хозяйственных операций (например, товарные отчеты, отчеты кассира, свод начислений заработной платы).
Первичные и сводные документы, поступающие в бухгалтерию, подлежат обязательной проверке. Она осуществляется по форме (полнота и правильность оформления документов, заполнения реквизитов) и содержанию (законность документированных операций, логическая увязка отдельных показателей).
Движение первичных документов в бухучете регламентируется графиком документооборота. Документооборот включает создание или получение документа от других организаций, принятие его к учету, обработку и передачу документа в архив. График документооборота прилагается к учетной политике организации.
Работу по составлению трафика документооборота организует Тлавный бухгалтер. График документооборота утверждается приказом руководителя организации.
График документооборота устанавливает в организации рациональный документооборот, т.е. предусматривает оптимальное число подразделений и исполнителей для прохождения Каждым первичным документом, определяет минимальный срок его нахождения в подразделении. К тому же график документооборота способствует улучшению всей учетной работы в организации, усилению контрольных функций бухучета, повышению уровня автоматизации учетных работ.»
График документооборота оформляется в виде схемы или перечня работ по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых каждым подразделением организации, а также всеми исполнителями с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ.
Работники организации (начальники цехов, мастера, табельщики, работники планово-экономического, финансового отделов, отделов труда и заработной платы, маркетинга, кладовщики, подотчетные лица, работники бухгалтерии и др.) создают и представляют документы, относящиеся к сфере их деятельности, по графику документооборота. Для этого каждому исполнителю вручается выписка из графика. В выписке перечисляются документы, относящиеся к сфере деятельности исполнителя, сроки их представления и подразделения организации, в которые представляются эти документы.
При разработке графика документооборота используются нормативные документы, регулирующие порядок организации учета по разделам учета. Так, при определении сроков сдачи отчетов кассира в бухгалтерию используется п. 24 Порядка ведения кассовых операций. Ежедневно в конце рабочего дня кассир подсчитывает итоги операций за день, выводит остаток денег в кассе на следующее число и передает в бухгалтерию в качестве отчета кассира второй отрывной лист (копию записей в кассовой книге за день) с приходными и расходными кассовыми документами под расписку в кассовой книге.
Ответственность за соблюдение графика документооборота, а также своевременное и доброкачественное создание документов, своевременную передачу их для отражения в бухучете и отчетности, достоверность содержащихся в документах данных несут лица, создавшие и подписавшие эти документы. Контроль над соблюдением исполнителями графика документооборота осуществляет главный бухгалтер организации.
Содержащаяся в принятых к учету первичных документах информация, необходимая для отражения в бухучете, накапливается и систематизируется в учетных регистрах. Учетные регистры — это отдельные листы, ведомости, журналы, книги, машинограммы, а также диски, Дискеты и другие машинные носители, в которых осуществляется группировка однородных фактов для отражения на бухгалтерских счетах. Учетные регистры различают по характеру бухгалтерских записей, объему содержания, внешнему виду и способу записи. Учетные регистры делятся на регистры синтетического и аналитического учета.
К ведению учетных регистре» предъявляются следующие требования:
• запись в них осуществляется ручным или автоматизированным способом в зависимости от формы ведения бухучета;
• задней производятся аккуратно, кратко, четко, разборчиво. Исправление ошибки в регистре бухучета Должно быть обосновано
и подтверждено подписью лица, внесшего исправление, с указанием даты исправления;
• хозяйственные операции должны группироваться в регистрах бухучета по соответствующим счетам бухучета;
• регистры подразделяются на хронологические и систематические. В первых записи о хозяйственных операциях делаются в хронологическом порядке по мере их совершения, во вторых — труппируются По определенным признакам;
• при хранении регистров бухучета должна обеспечиваться их защита от несанкционированных исправлений, правильность отражения хозяйственных операций в регистрах
бухучета обеспечивают лица, составившие и подписавшие их.
Первичные документы, учетные регистры, бухгалтерские отчеты и балансы подлежат обязательной передаче в архив. При организации архива следует1 руководствоваться Законом о бухучете и Положением о документах и документообороте. Первичные документы, учетные регистры, бухгалтерские отчеты и балансы до передачи их в архив должны хранитьсй в бухгалтерии в специальных помещениях или закрывающихся шкафах под ответственностью лиц, уполномоченных главным бухгалтером. Бланки строгой отчетности должны храниться в сейфах» металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность.
Первичные документы текущего месяца, относящиеся к определенному учетному регистру, комплектуются в хронологическом порядке и сопровождаются справкой для архива. Отчеты кассира, авансовые отчеты, выписки банка с относящимися к ним документами должны быть подрбраны в хронологическом порядке и переплетены.
Отдельные виды документов (наряды на работу, сменные рапорты) могут храниться непереплетенными, но подшитыми в папках во избежание их утери или злоупотреблений. Перечень и сроки хранения документов в организации утверждены Руководителем федеральной архивной службы России 6 октября 2000 г. В этом документе определено, какие документы передаются в архив, а какие по истечении определенного срока уничтожаются в организаций.
Организации обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бухучета и отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет (п. 1 ст. 17 Закона о бухучете). При этом рабочий план счетов бухучета, другие документы учетной политики, процедуры кодирования, программы машинной обработки данных (с указанием сроков их использования) должны храниться ррганизаци- ей не менее пяти лет после года, в котором оНи йспбльзоваяись для составления бухгалтерской отчетности в Последний раз.
Сохранность первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов и балансов, оформление и передачу их в архив обеспечивает главный бухгалтер организации. Выдача документов из архива производится только по распоряжению главного бухгалтера.
В случае пропажи или гибели первичных документов руководитель назначает приказом комиссию по расследованию причин пропажи, гибели. В необходимых случаях для участия в работе комиссии приглашаются представители следственных органов, охраны и пожарного надзора. Результаты работы комиссии оформляются актом, который утверждается руководителем организации.